Rechtliche Situation
Wenn ein Unternehmen seinen Angestellten bestimmte Leistungen oder Vergünstigungen regelmäßig bewilligt, kann daraus ein Rechtsanspruch für die Mitarbeiter begründet werden (Stichwort: betriebliche Übung). Leistungen, die einmal freiwillig waren, werden nun zu verpflichtenden, denen sich der Arbeitgeber nicht mehr einseitig entziehen kann. So auch bei der Bereitstellung der privaten E-Mail-Nutzung.
Will ein Unternehmen in solch einer Situation nun seine E-Mails archivieren, ist das bei erlaubter oder geduldeter Privatnutzung sehr schwierig umzusetzen. Der Betrieb eines Archivs mit privaten Inhalten der Angestellten wird regelmäßig als illegal eingestuft. Zusätzliche Maßnahmen und Regelungen werden notwendig.
Mögliche Lösungen
Eine Lösung, die den Betriebsfrieden schont, besteht darin, neben dem Verbot von privater E-Mail-Nutzung eine Alternative zur Verfügung zu stellen. Jeder private E-Mail-Account ist auch über das Internet zu erreichen. Das bedeutet: Die Privatnutzung der betrieblichen E-Mail-Einrichtungen (z. B. Outlook) wird verboten, der Einsatz von „Web-Mailern“ (z. B. GMX) jedoch erlaubt. Die Arbeiternehmer/innen haben damit immer noch die Möglichkeit, private E-Mails zu nutzen und der Arbeitgeber hält sein E-Mail-System „sauber“. Ein solches Verbot sollte jedoch regelmäßig kontrolliert werden, damit die Mitarbeiter nicht zum früheren Status Quo zurückkehren.
Umso wichtiger ist diese Trennung beim Thema Datenschutz: Bei der automatisierten E-Mail-Archivierung und zeitgleicher privater Nutzung der E-Mail-Konten der Arbeitnehmer entstünde hier nämlich ein Konflikt. Nach Vorgaben des Datenschutzgesetzes dürfen Arbeitgeber nicht auf private E-Mails der Arbeitnehmer zugreifen. Dieser Konflikt lässt sich z. B. durch eine Betriebsvereinbarung vermeiden, durch die eine private Nutzung der beruflichen E-Mail-Adresse ausgeschlossen wird. Auch hier ist eine regelmäßige Kontrolle notwendig, ansonsten verliert die Vereinbarung ihre Wirkung.