E-Mail-Archivierung

Die Archivierung aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger E-Mails ist gesetzlich vorgeschrieben – jedoch in vielen Unternehmen heutzutage immer noch kein Thema. Dabei sind E-Mails das wichtigste Kommunikationsmittel: Sie sind einfach in der Nutzung und Verwaltung und kosten im Prinzip wenig oder gar kein Geld.

Die Archivierung von E-Mails stellt ein wichtiges Element im Rahmen einer umfassenden Backup-Strategie aller Daten im Unternehmen dar. Ein weiterer Vorteil ergibt sich zudem aus technischer Sicht, denn die E-Mail-Archivierung entlastet auch Ihre Mailserver.

Das Bundesministerium der Finanzen hat die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff) festgelegt. Für die Einhaltung der GoBD ist der Geschäftsführer verantwortlich, selbst wenn solche Aufgabenbereiche an einen Steuerberater, ein Rechenzentrum oder andere Dritte ausgelagert wurden. Die Einhaltung wird durch das Finanzamt und deren Prüfer kontrolliert.

Im Folgenden finden Sie eine Auflistung mit den wichtigsten Punkten und Fragen zu diesem Thema:

Direkt zum Inhalt:

• E-Mail-Archivierung im Unternehmen
  • Kleinunternehmen und Freiberufler
  • Alle E-Mails archivieren?
  • Private Nutzung
• Gesetzliche Vorgaben der E-Mail-Archivierung seit den GoBD
  • EU-DSGVO
  • Pflichten als Unternehmer
• E-Mails archivieren mit ELOoffice
  • Vorteile
  • Video-Tutorial
  • ELOoffice kostenlos testen

Ja, nicht nur große und mittelständische Unternehmen sind von der Pflicht zur E-Mail-Archivierung betroffen, sondern auch Kleinunternehmen und Freiberufler. Jeder, der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige E-Mails verschickt oder empfängt, ist zur Archivierung dieser E-Mails verpflichtet. Die rechtlichen Grundlagen sind im Handelsrecht, der Abgabenordnung sowie in den GoBD zu finden.

Grundsätzlich betreffen die GoBD alle Geschäftsunterlagen, die für die Besteuerung relevant sind. Das bezieht sich nicht nur auf eindeutig wichtige Inhalte, wie Rechnungen oder Buchungsbelege. Alles, was unter einen Handels- oder Geschäftsbrief fällt, ist zu berücksichtigen. Daher gilt die Empfehlung, die Archivierung aller für den geschäftlichen Betrieb relevanten E-Mails im Blick zu haben.

Wenn ein Unternehmen seinen Angestellten bestimmte Leistungen oder Vergünstigungen regelmäßig bewilligt, kann daraus ein Rechtsanspruch für die Mitarbeiter begründet werden (Stichwort: betriebliche Übung). Leistungen, die einmal freiwillig waren, werden nun zu verpflichtenden, denen sich der Arbeitgeber nicht mehr einseitig entziehen kann. So auch bei der Bereitstellung der privaten E-Mail-Nutzung.

Will ein Unternehmen in solch einer Situation nun seine E-Mails archivieren, ist das bei erlaubter oder geduldeter Privatnutzung sehr schwierig umzusetzen. Der Betrieb eines Archivs mit privaten Inhalten der Angestellten wird regelmäßig als illegal eingestuft. Zusätzliche Maßnahmen und Regelungen werden notwendig.

Eine Lösung, die den Betriebsfrieden schont, besteht darin, neben dem Verbot von privater E-Mail-Nutzung eine Alternative zur Verfügung zu stellen. Jeder private E-Mail-Account ist auch über das Internet zu erreichen. Das bedeutet: Die Privatnutzung der betrieblichen E-Mail-Einrichtungen (z. B. Outlook) wird verboten, der Einsatz von „Web-Mailern“ (z. B. GMX) jedoch erlaubt. Die Arbeiternehmer/innen haben damit immer noch die Möglichkeit, private E-Mails zu nutzen und der Arbeitgeber hält sein E-Mail-System „sauber“. Ein solches Verbot sollte jedoch regelmäßig kontrolliert werden, damit die Mitarbeiter nicht zum früheren Status Quo zurückkehren.

Umso wichtiger ist diese Trennung beim Thema Datenschutz: Bei der automatisierten E-Mail-Archivierung und zeitgleicher privater Nutzung der E-Mail-Konten der Arbeitnehmer entstünde hier nämlich ein Konflikt. Nach Vorgaben des Datenschutzgesetzes dürfen Arbeitgeber nicht auf private E-Mails der Arbeitnehmer zugreifen. Dieser Konflikt lässt sich z. B.  durch eine Betriebsvereinbarung vermeiden, durch die eine private Nutzung der beruflichen E-Mail-Adresse ausgeschlossen wird. Auch hier ist eine regelmäßige Kontrolle notwendig, ansonsten verliert die Vereinbarung ihre Wirkung.

   Praxistipp

Damit Ihnen als Unternerhmer später keine Kosten oder Ungereimtheiten entstehen, sollte gegenüber den eigenen Mitarbeitern von Anfang an klar sein:

• Ob die Privatnutzung von E-Mail (Internet, Telefon und Telefax) erlaubt ist?
• Ob sie verboten ist, das Verbot selbst aber nicht kontrolliert wird?
• Wenn sie verboten ist, ob dann stichprobenhafte Kontrollen durchgeführt werden?

Im Folgenden gibt es eine Übersicht über die gesetzlichen Bestimmungen, eine Erläuterung der wichtigsten Begriffe sowie einen Einblick in die gesetzlichen Vorgaben auf EU-Ebene, die in der EU-DSGVO definiert wurden.

Mit dem Inkrafttreten der europäischen Datenschutzgrundverordnung haben sich für die Unternehmen in der EU neue Anforderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten ergeben. Hierzu gehört eine strukturierte E-Mail-Ablage. Möglich wird das mit einer Software zur E-Mail-Archivierung. Solch ein Archivierungsprogramm ist im Idealfall mit einer Volltextsuche ausgestattet und ermöglicht nicht nur das Durchsuchen, sondern auch das Exportieren von E-Mails und Dateianhängen. Somit kann schnell Auskunft auf Anfragen gegeben werden, die sich auf personenbezogene Daten beziehen – ganz im Sinne der rechtlichen Anforderung..

E-Mails zum Beispiel mit der Funktion eines Geschäfts- bzw. Handelsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind gemäß AO und HGB aufbewahrungspflichtig. Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen von E-Mails sind identisch mit den Aufbewahrungsfristen von Papierdokumenten – das Format der Unterlagen spielt dabei keine Rolle.

Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige E-Mails müssen im Format des Eingangs bzw. der Entstehung und somit elektronisch aufbewahrt werden. Zudem muss die Unveränderbarkeit der zu archivierenden Daten sichergestellt sein. Das bedeutet: Eine per E-Mail eingegangene Rechnung als PDF-Dokument ist auch in diesem Format zu archivieren.
Dient eine E-Mail jedoch nur als „Transportmittel“ für eine Datei im Anhang und enthält darüber hinaus keine weiteren Informationen, die als aufbewahrungspflichtig einzustufen sind, muss diese E-Mail nicht aufbewahrt werden.

Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist erlaubt, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen wurden.

ACHTUNG: Wenn beispielsweise eine E-Mail als PDF-Datei gespeichert wird, gehen die Informationen des Headers verloren (Information zum Absender). Damit ist nicht mehr nachvollziehbar, wie die E-Mail zugestellt worden ist.

Die Vorgehensweise beim Empfang und Versand von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen E-Mails ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

   Praxistipp

Je nach Inhalt der Unterlagen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:

• Buchungs- und Rechnungsbelege: 10 Jahre
• Geschäfts- und Handelsbriefe: 6 Jahre

Alles an einem Ort

Zusätzlich zu anderen Dokumenten, Verträgen, Scans, PDF- und Word-Dokumenten u. v. m. verwalten Sie mit ELOoffice auch Ihre E-Mails an einer zentralen Stelle – und verbessert damit deren Auffindbarkeit deutlich.

Unabhängigkeit von der Software

In ELOoffice archivierte E-Mails können unabhängig von der verwendeten E-Mail-Software genutzt werden. So haben Sie auch auf Ihre ältesten Mails im Archiv Zugriff.

Unabhängigkeit vom Dateiformat

Dank des integrierten Viewers in ELOoffice haben Sie jederzeit die Möglichkeit, auf Ihre archivierten E-Mails zuzugreifen. Selbst dann, wenn Microsoft Outlook nicht installiert sein sollte.