ELOoffice Funktionsübersicht

Wichtige Funktionen

• E-Mails archivieren: Einfache, übersichtliche Verwaltung von E-Mails
• Rechte verwalten: Rechtevergabe für Mitarbeiter und Teams
• PDF/A und TIFF: Mit Sicherheit langzeitarchiviert
• Dokumente als PDF versenden: Automatische Umwandlung im System
• Termingerechtes Arbeiten: Wiedervorlagetermin bei der Ablage anlegen
• Lernfähiger Ablageassistent: Zeit sparen mit lernfähigen Tools
• Ablagepfade automatisch anlegen: Automatische Ablage durch Indexinformationen
• Haftnotizen und Stempel: Digitales Arbeiten mit Stift, Stempel und Co.
• Stapelverarbeitung: Daten vollständig automatisch verarbeiten
• Multifunktionsleiste: Übersichtlich und intuitiv
• Einhalten von Aufbewahrungs- und Löschfristen
• ELOoffice Datensicherung

Archiv

• Schnelles Arbeiten mit den bekannten Ordnungsmechanismen (Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register)
• Voraussetzungen für die Archivierung Ihrer Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben
• Langzeitarchivierung im TIFF- und PDF/A-Format
• Dublettencheck zur Vermeidung mehrfach abgelegter Dokumente
• Standard-Archivvorlage inkl. Rechnungseingang, Akten, Ablagemasken und Beispieldokumenten

Dokumentenanzeige

• Anzeige aller gängigen Dokumentenformate im Originalformat
• Lesbarkeit für Externe durch den Versand jeglicher Dokumentenformate aus dem Archiv als PDF über E-Mail
• Unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitt-Anzeige
• Einfaches Verwalten grafischer Dokumente, Bilder und PDF-Dateien dank DIA-Vorschau

ELOoffice Suche

• Schnelle Direktsuche
• Individuell anpassbar durch unterschiedliche Such-/Filterfunktionen
• Umfassende Volltextrecherche

E-Mail-Archivierung

• Umfassende, schnelle und projektbezogene E-Mail-Archivierung durch Microsoft Outlook Integration
• Automatische Übernahme der Suchbegriffe aus der E-Mail
• Automatische E-Mail-Ablage durch Synchronisierung

ELOoffice Informationserfassung

• Komfortables Drag & Drop von Dokumenten ins Archiv
• Direkte Dokumentenablage aus Microsoft Office und Outlook
• Automatische, schnelle Ablage und Verschlagwortung
• Einfache Textinformationen aus Dokumenten (TIFF, PDF)

Handhabung

• Automatische Ablage
• Bildverbesserung
• Individuelle Scanprofile
• Volltextrecherche
• Microsoft Office, OpenOffice werden unterstützt
• Standardisierte Schnittstelle
• Unterschiedliche Such-/Filterfunktionen
• Definition eigener Ablage- und Suchmasken
• Automatische Verschlagwortung für eine schnelle Dokumentenablage
• Synchronisieren mit mobilen Geräten
• Mobiles Erfassen von Dokumenten

Teamarbeit

• Übersichtliche Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Dokuments dank Check-In und Check-Out
• Wiedervorlage-Funktion für termingesteuerte Projekte
• Sichere Verwaltung der Versionshistorie beim Ändern von Dokumenten
• Vergleichen unterschiedlicher Versionen eines Dokuments
• Haftnotizen: Allgemeine / persönliche Haftnotiz
• Sicheres Speichern und Verwalten elektronischer Signaturen (optional)

Sicherheit

• Rechtevergabe durch Anwender- und Schlüsselverwaltung
• 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus
• Checksummen-Funktion
• Auslagerung auf portable Speichermedien
• Elektronische Signatur (optional)

* Bei Annahme von 10 Dokumenten, die täglich verarbeitet/archiviert werden, würde ein Archiv mit 200 000 Dokumenten 54 Jahre lang ausreichen.